Case Study – ERP Association

Solution ERP pour un grand mouvement de jeunesse

La mise en place d’un ERP a soulagé l’activité du bureau central de l’association en décentralisant vers les bénévoles la mise à jour des informations liées aux membres. 

Les Scouts de Belgique

Association de jeunesse comprenant plus de 62.000 membres et 10.000 animateurs bénévoles. Le mouvement dispose d’une structure professionnelle de 50 permanents qui assure les services aux membres.

Les enjeux du projet

Depuis près de 10 ans, La Fédération des Scouts de Belgique utilisait une solution ERP Open Source intégrée par Audaxis, pour la gestion de ses 62.000 membres. Elle vient de déployer APIZ, ayant comme objectif principal d’offrir aux utilisateurs une interface plus ergonomique tout en conservant les fonctionnalités spécifiques à l’association.

Perimètre fonctionnel

Grâce à l’ERP, la Fédération des Scouts a réussi le challenge de la décentralisation. En effet, la mise en jour des informations et l’édition de rapports est gérée par les unités elles-mêmes. Celles-ci sont devenues autonomes et le siège a dégagé du temps pour se consacrer à d’autres tâches.

  • Décentralisation de la gestion des membres et contacts (300.000 adresses)
  • Module de customer care (assistance 24h/24 avec accès à toutes les informations via le web) permettant la prise en charge des demandes des membres :
    • Ecran de recherche rapide d’informations par niveau d’organisation
    • Historique des événements
    • Gestion documentaire
  • Gestion des cotisations
  • Gestion des abonnements aux revues
  • Gestion des camps (1.700 par an) et des formations (500 par an)
  • Gestion des centres (locaux, travaux…)
  • Gestion de la production et diffusion de supports d’animation
  • Mise en place d’un observatoire des unités :
    • Mesure des données démographiques et géographique liées à l’activité
    • Évaluation de l’évolution potentielle de la vie de l’association
  • Gestion de la Comptabilité

Bénéfices du projet

Ce projet permet aux Scouts d’envisager sereinement le futur. Avec des projets de nouveaux services en ligne plein la tête, ils disposent désormais d’un outil de gestion flexible et ouvert, capable de se connecter avec tout type d’applications.

Apiz permet aussi aux Scouts de profiter d’un nouveau socle technologique, qui repose sur un ensemble cohérent d’applications Open Source choisies pour leur pertinence technique, leur maintenabilité et leur évolutivité.

erp Apiz mouvement jeunesse Scouts
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