APIZ possède de nouvelles fonctionnalités de gestion documentaire et de recherche universelle qui visent à améliorer la productivité et l’expérience utilisateur.

Tout logiciel de gestion doit permettre l’accès aux documents imprimés liés aux transactions. Qu’ils s’agissent de documents envoyés ou reçus, pouvez-vous ainsi imaginer ne pas pouvoir accéder facilement aux offres, bons de commande, bons de livraison ou encore aux contrats à partir de votre solution ERP ?  

Conserver les versions originales – voir les différentes versions – de ces documents dans votre ERP permet avant tout de s’assurer de l’authenticité de l’historique, et qu’aucune modification n’a été apportée. 

L’ERP APIZ offre une gestion documentaire (GED) basée sur des technologies innovantes. La solution favorise entre autres la performance et la rapidité d’accès à l’ensemble des documents liés aux activités gérées par l’ERP. 

ERP et Indexation des contenus des documents 

Toutes les pièces générées dans l’ERP peuvent être stockées dans la base documentaire de APIZ. D’une part, cela permet d’avoir accès à la pièce originalement émise, d’autre part, cela permet surtout de retrouver facilement à tout moment tous les documents liés à un objet de l’ERP. 

Dans l’ERP, les pièces sont stockées en lien avec l’objet logique auquel elles font référence. Notons que deux techniques permettent l’indexation des contenus des documents dans APIZ :  

  • L’attribution de “tags” permet de classer les documents dans des catégories éventuellement en relation à des objets.
  • L’océrisation va plus loin ! Ce procédé permet reconnaître le texte à partir d’un fichier dans un format image (par exemple .pdf), grâce à un logiciel OCR. Il permet la reconnaissance des caractères texte. Une fois leur contenu lu par l’application, il peut être utilisé, par exemple par Elastic Search, à fin d’être indexé pour des recherches.  

Les documents pourront ainsi être liés à des objets de l’ERP, s’inscrire dans les recherches globales dans les contenus de l’ERP ou encore apporter du contenu informatif qui pourrait aider à l’automatisation de tâches. 

ERP et Portail extranet 

Dans certains cas, des documents peuvent être mis à disposition sur un portail extranet dédié aux clients.  

La demande la plus courante est la mise à disposition pour chaque client de ses bons de commandes et factures, mais cela n’est pas restrictif. Tous les documents présents dans l’ERP peuvent être partagés via un portail web. 

Le tagage permet de définir de manière très fine les accès. Chaque client ou partenaire n’a accès qu’aux documents qui le concerne. 

Automatisation de l’intégration des documents dans l’ERP 

Dans le domaine de la GED (Gestion Electronique de Documents), l’objectif à terme est d’aboutir à l’automatisation du décodage des layouts des documents pour l’intégration rapide des données et leur classement dans l’ERP. 

La reconnaissance du layout des factures est aujourd’hui une demande de nombreux clients. 

Ainsi par exemple, en Suisse, toutes les factures portent un QR code avec de l’information structurée. A partir de cette information, APIZ aide les opérateurs dans leur saisie dans l’ERP grâce aux informations inclues dans ce code. Cela permet aussi d’automatiser les processus de paiement et de réconciliation d’extraits bancaires. 

Une base technique solide pour la recherche universelle 

D’un point de vue technique, APIZ dispose d’une deuxième base de données dédiée aux documents. Celle-ci repose sur MongoDB. C’est une base de données non relationnelle (orientée document), contrairement à la base de données Oracle ou PostgreSQL utilisées pour les données transactionnelles de l’ERP. Ce choix technique permet d’éviter tout risque de saturation de la base de données. Oracle n’est en effet pas conçue pour contenir un volume important de documents. C’est pour cela que nous avons fait le choix d’une base de données séparée de celle de l’ERP.

Le deuxième choix technique important est l’intégration de Elastic Search dans APIZ. Cet outil de recherche permet de récupérer des informations issues des deux bases de données. Il a également l’avantage d’être totalement paramétrable. Pour accélérer la vitesse d’exécution des recherches, il est ainsi possible de définir les champs à indexer dont les résultats sont gardés en mémoire pour la recherche universelle. 

Ces fonctionnalités constituent les bases d’une famille de fonctionnalités qui visent la productivité et appelées à se développer dans les prochaines releases de APIZ. 

 

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